Een bedrijfsborrel organiseren
Borrel Organiseren · bijgewerkt op
Een bedrijfsborrel voor medewerkers, klanten of relaties is meer dan een drankje na werktijd. Het is een visitekaartje van je bedrijf. Met deze checklist regel je een borrel die professioneel oogt en ontspannen voelt.
Doel en gastenlijst
Bepaal eerst waarom je de borrel geeft: een jubileum, de opening van een nieuw pand, een nieuwjaarsborrel of een relatieborrel. Het doel bepaalt de sfeer, de gastenlijst en of er een toespraak komt. Houd rekening met een opkomst van zestig tot tachtig procent van de genodigden.
Locatie
Een borrel in je eigen pand is persoonlijk en laat zien waar je werkt. Kijk wel of er genoeg ruimte is om te staan, of er stroom is voor koeling en geluid, en of de bar ergens kan staan waar hij de looproutes niet blokkeert. Bij een borrel buiten heb je parasols, heaters of een tent nodig.
Drank, koeling en glazen
Reken op twee tot drie drankjes per gast per uur en zorg voor een ruime alcoholvrije keuze. Een complete bar met biertap en koeling oogt professioneel en werkt sneller dan losse flessen op een tafel. Reken op één barmedewerker per zeventig tot honderd gasten.
Toespraak, muziek en licht
Komt er een toespraak, zorg dan voor een draadloze microfoon en een speaker, zodat iedereen het kan verstaan. Achtergrondmuziek mag zacht genoeg zijn om een gesprek te voeren. In de wintermaanden maakt sfeerverlichting het verschil.
Planning
Stuur de uitnodiging drie tot zes weken vooraf. Vraag de offerte voor de inrichting ruim op tijd aan, zeker rond de feestdagen en in juni, wanneer veel bedrijven een borrel geven. Spreek af wie er bij de levering is en hoe laat alles weer wordt opgehaald.
Budget en kosten
Maak vooraf een budget per gast. Tel daarin de drank, de hapjes, de huur van statafels en bar, de transportkosten en eventueel barpersoneel dat je zelf inhuurt. Zet de huur en de drank in één offerte, dan zie je direct waar het budget naartoe gaat en waar je kunt schuiven.
Checklist voor de dag zelf
Controleer bij de levering of alles er is: statafels met hoezen, bar, koeling, glazen, drank en eventueel geluid. Zet de koelkasten direct aan, leg kabels onder een kabelbeschermer en test de microfoon. Spreek af wie de gasten ontvangt en wie de bar op tijd sluit.
Na afloop gaan vuile glazen terug in de kratten en worden de statafels ingeklapt. Wij halen alles op het afgesproken moment op.
Bekijk ook: statafels, bars en biertaps, muziek en licht.
