Een kerstborrel organiseren
Borrel Organiseren · bijgewerkt op
Een kerstborrel, of eindejaarsborrel, geef je meestal in de tweede of derde week van december, direct na werktijd. Het is het moment om het jaar af te sluiten met collega’s, klanten of relaties. Veel bedrijven geven hun borrel in dezelfde weken. Begin daarom in oktober of november met de planning. Hieronder vind je de planning, de rekenregels voor drank en statafels en een voorbeeld van de kosten voor 50 gasten.
Wanneer geef je een kerstborrel?
De meeste kerstborrels vallen in de tweede of derde week van december. In de laatste week voor kerst zijn veel mensen al vrij of hebben ze familieverplichtingen. Voor een borrel met collega’s werkt een doordeweekse dag, direct na werktijd, tussen vier en vijf uur. Een relatieborrel begint vaak iets later, rond half zes, zodat gasten van buiten tijd hebben om te reizen.
Spreek een eindtijd af en zet die in de uitnodiging. Twee tot drie uur is gebruikelijk voor een borrel op het werk. Sluit de bar op het afgesproken moment en regel vervoer voor wie te veel gedronken heeft.
Hoe ver vooruit regel je een kerstborrel?
Stuur de uitnodiging drie tot zes weken vooraf en vraag de offerte voor de inrichting ruim op tijd aan. Rond de feestdagen geven veel bedrijven een borrel, dus wie vroeg is heeft de meeste keus. Na je aanvraag krijg je binnen 24 uur een offerte op maat.
Laat de inrichting de dag zelf of de dag ervoor leveren, zodat de koelkasten op tijd aan kunnen. Spreek af wie er bij de levering is en hoe laat alles weer wordt opgehaald.
| Wanneer | Wat regel je |
|---|---|
| Oktober | Datum, locatie en budget vastleggen |
| Begin november | Uitnodiging versturen en de offerte voor statafels, bar en drank aanvragen |
| Eind november | Aanmeldingen tellen en aantallen doorgeven |
| Week ervoor | Definitieve aantallen, levertijd en ophaaltijd afspreken |
| De dag zelf | Koelkasten minimaal 4 uur vooraf aanzetten, microfoon testen |
| De dag erna | Glazen vuil terug in de krat, wij halen alles op |
Hoeveel drank heb je nodig voor een kerstborrel?
Reken op twee tot drie drankjes per gast per uur. Een kerstborrel van twee uur met 50 gasten komt uit op 200 tot 300 consumpties. Zorg dat minstens een kwart alcoholvrij is: Heineken 0.0, fris, water en een alcoholvrije cava voor de toast. Zo heeft ook wie met de auto is iets feestelijks in het glas.
Bier van de tap past goed bij een grotere borrel. Een biertap met fust van 50 liter geeft ongeveer 200 glazen. Wijn, fris en alcoholvrij bier bestel je in dezelfde offerte.
Wat heb je nodig voor een kerstborrel binnen of buiten?
Binnen draait het om statafels met hoezen, een bar en sfeerlicht. Reken op één statafel per vier tot zes gasten. Een zwarte stretchhoes of een hoes in ecru of bordeaux past bij december. Prikkabels met warm witte ledlampen (€ 14,50 per 10 meter) maken de ruimte meteen gezelliger. Komt er een kerstwoord van de directie, zet dan een draadloze microfoon en een speaker klaar; de microfoonset kost € 75,00 per dag excl. btw.
Een kerstborrel buiten kan ook, op een terras of binnenplaats. Zet dan gasheaters neer, één per acht tot tien gasten, of kies een stretchtent. Een heater op statief kost € 25,50 per dag excl. btw. Bekijk de heaters en tenten voor alle maten.
Wat zet je op tafel?
In december zijn warme hapjes belangrijker dan in de zomer. Houd bitterballen, saté of soep warm in chafing dishes (€ 11,50) of een hotpot van 11 liter (€ 17,50). Glühwein schenk je uit een glühweinketel van 25 liter (€ 17,50) met een thermostaat tot 110 graden. Een volle ketel is goed voor zo’n 100 glazen van 25 cl.
Zet de hapjes verspreid over de statafels, dan blijven gasten rondlopen. Koffie en thee voor wie vroeg naar huis moet, komt uit een koffiepercolator van 9 liter, goed voor ongeveer 80 kopjes.
Wat kost een kerstborrel voor 50 gasten?
Voor 50 gasten huur je 10 statafels met hoes, een steigerhouten bar, een koelkast, een glühweinketel, glazen en sfeerlicht. Dat kost samen ongeveer € 618 excl. btw per dag, inclusief afwas. Drank, hapjes en transport komen erbij in dezelfde offerte. Bezorgen kan door heel Nederland vanaf een huurbedrag van € 150.
Bij 100 gasten kom je op ongeveer € 1.012: 20 statafels met hoes, een Bohemian S met biertap en een extra koelkast, 318 glazen met afwas, de glühweinketel en dezelfde lichtslingers.
| Onderdeel | Aantal | Prijs |
|---|---|---|
| Statafel inklapbaar met stretchhoes | 10 x € 19,75 | € 197,50 |
| Bar steigerhout compleet | 1 | € 235,00 |
| Koelkast 400 liter | 1 | € 44,25 |
| Glühweinketel 25 liter | 1 | € 17,50 |
| Glazen | 2 kratten fluitjes, 1 krat wijnglazen, 1 krat longdrinkglazen (159 glazen) | € 34,30 |
| Afwas | 159 x € 0,20 | € 31,80 |
| Prikkabel 10 meter warm wit | 4 x € 14,50 | € 58,00 |
| Totaal | zonder drank, hapjes en transport | € 618 |
Bekijk ook: statafels, mobiele bars, buiten borrelen, hapjes en koffie.
